Charte des données personnelles des sociétés de la Maison Options

La Maison Options collecte, au travers de ses activités, des données dont certaines permettent d’identifier ou de rendre identifiables des personnes physiques. 

La Maison Options est susceptible de collecter des données à caractère personnel en se fondant sur les bases légales suivantes :

- Le consentement de la personne concernée
- L’exécution d’un contrat
- L’intérêt légitime du responsable de traitement
- Une obligation légale d’exécution du traitement

L’utilisation, l’achat ou la location de certains services ou produits impliquent le recueil de données personnelles concernant les prospects, les clients ou les fournisseurs.

Dans ce cas les formulaires précisent systématiquement la finalité associée à la collecte réalisée et la durée de conservation des données. Pour les prospects ou clients, ces formulaires renvoient pour plus d’informations vers le paragraphe « Protection des données à caractère personnel » des Conditions Générales de Location/Vente et la présente Charte.

Le terme « cookies » recouvre l’ensemble des traceurs déposés ou lus lors de la consultation d’un site internet.
Les cookies, basés sur un fichier pouvant être stockés sur l’ordinateur de l’utilisateur lors de sa navigation, ont notamment pour but de simplifier la navigation sur les sites et de mesurer leur
efficacité. Les sites internet de la Maison Options s’appuient sur trois catégories de cookies :

1) Les Cookies strictement nécessaires à la fourniture du service demandé par l’utilisateur. Sans eux le bon fonctionnement du site serait altéré. Par exemple :
- Identifiants de session
- Authentification du visiteur
- Panier marchand
- Personnalisation de l’interface utilisateur (choix de langue ou de présentation)

2) Les Cookies d’analyse d’audience, qui permettent à la Maison Option d’améliorer son service en ligne grâce à diverses mesures de la navigation des internautes (nombre de visiteurs, pages lues, durée moyenne des visites, technologies utilisées, etc.).

3) Les Cookies de réseaux sociaux, qui permettent à l’internaute de partager des pages ou des informations sur les plates-formes sociales. Certains cookies sont déposés par La Maison Options directement lors de la navigation sur l’un de ses sites. L’utilisateur du site peut à tout moment paramétrer l’utilisation de ces cookies directement sur le site internet.

La Maison Options réalise certaines prestations par téléphone et à cette occasion peut recueillir des données personnelles. Lorsque cela est possible, le contact téléphonique est confirmé par l’envoi d’un courriel permettant ainsi à la personne concernée de conserver une trace écrite de la conversation et de pouvoir exercer ses droits à tout moment.

Certaines des informations recueillies constituent des « Données à caractère Personnel », à savoir des données concernant des personnes ou permettant de les identifier. En conformité avec la législation en vigueur, La Maison Options a adopté le principe de minimisation dans la collecte et ne collecte que les données strictement nécessaires à l’objectif poursuivi et explicité auprès des personnes physiques concernées, en leur laissant toute capacité d’exercice de leurs droits.

Les données à caractère personnel susceptibles d’être demandées, en fonction de la nature des services ou produits fournis, sont les suivantes :
- vos adresses électroniques et postales,
- vos numéros de téléphone,

Seront également collectées pour certains produits et services :
- les informations sur les équipements informatiques utilisés lors de la navigation,
- vos données de connexion et de navigation (adresses IP, logs)
- vos coordonnées bancaires (IBAN)

La Maison Options peut utiliser les données à caractère personnel dont elle est en possession afin de :

- envoyer des informations commerciales relatives à ses produits, ses promotions, ses offres, ainsi que d’autres informations ayant trait à ses produits ou services adaptées aux centres d’intérêts des personnes concernées ;
- transmettre des informations sur les produits et les offres de tiers – clients ou partenaires commerciaux de la Maison Options – en relation avec la fonction et/ou au regard d’un intérêt identifié par rapport à l’activité de la personne concernée ou celle de l’organisation à laquelle elle appartient ;
- gérer des transactions commerciales avec ses clients et fournisseurs (prises de commandes, livraison, facturation)

Ces données à caractère personnel seront utilisées par La Maison Options dans le cadre de ses activités relevant de la promotion de ses propres produits et services. Elles ne sont utilisées
que dans les strictes limites définies par la législation en vigueur.

Selon les coordonnées qui auront été collectées, La Maison Options et ses partenaires pourront transmettre des informations par les moyens suivants :
- Message texte envoyé à une personne (SMS ou MMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
- Message via les réseaux sociaux ;
- Téléphone ;
- Courrier postal ;
- Bannière promotionnelle web ;
- Moteur de recherche sur internet.

Selon les coordonnées qui auront été collectées, La Maison Options et ses partenaires pourront transmettre des informations par les moyens suivants :
- Message texte envoyé à une personne (SMS ou MMS, notification, courriel, et/ou toute autre forme de message électronique) ;
- Message via les réseaux sociaux ;
- Téléphone ;
- Courrier postal ;
- Bannière promotionnelle web ;
- Moteur de recherche sur internet.

La finalité de la collecte est systématiquement indiquée lorsqu’elle est directement réalisée par La Maison Options et rappelée lors du transfert des données lorsque la collecte a été effectuée par un tiers.

La Maison Options est susceptible d’utiliser les données à caractère personnel d’un individu notamment pour les objectifs suivants :
- Afin de l’enregistrer sur ses systèmes d’information et de gérer la livraison et la facturation des services/produits fournis par toute société de la Maison Options (y compris le traitement de toutes recherches ou demandes d’informations nous concernant ou portant sur ses produits ou services)
Ex. : traitement des commandes ou d’une demande de devis

- Aux fins de respecter les obligations légales lui incombant ;
Ex. : gestion de la commande

- Aux fins du suivi, de l’examen critique et de l’amélioration de son offre de produits et
de services ;-

- Afin de tenir des dossiers à usage administratif interne (réclamations clients,
fidélisation etc…) ;

- À des fins de prospection ;

- À des fins d’échanges avec les fournisseurs et de paiement des factures

Des actions de traitements sont réalisées sur les données figurant dans les bases de la Maison Options, en appliquant des règles de contrôle strictes, conformes à l’état de l’art technologique et aux recommandations de l’autorité de contrôle compétente.

La Maison Options prend toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données à caractère personnel et notamment d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès. Les recommandations de la Commission Nationale Informatique et Liberté sont prises en compte dans la gestion de la sécurité pour l’ensemble de la Maison.

La durée de conservation dépend de l’activité concernée, de la nature du contact (client ou prospect) et des usages du secteur.
- La Maison Options conserve certains documents obligatoires (factures etc…) selon la durée légale de conservation.
- La durée de conservation des données personnelles est fixée par défaut pour l’ensemble de la Maison Options pour une durée de 5 ans.
- Certaines données sont conservées pour une durée de conservation plus courte :
• Les cookies expirent treize mois après leur dernière mise à jour.
• Les données des prospects sont supprimées au-delà d’une durée de 3 ans sans réponse à aucune sollicitation.
• Les CV des candidats sont conservés pendant une durée de 2 ans.
- La durée est parfois liée à la pertinence ou la nécessité de son traitement : les données des clients sont conservées pour la durée de la relation commerciale ou les données présentes dans les annuaires sont conservées pour la durée de mandats des personnes concernées.

La Maison Options est composée de plusieurs sociétés situées majoritairement dans l’Union Européenne (voir Annexe) et susceptibles de se voir communiquer des données personnelles provenant d’une autre filiale de la Maison, dans le cadre de son organisation fonctionnelle.

La commercialisation et la production de certains produits et services de la Maison Options, ainsi que les achats, sont dans certains cas réalisées de manière transverse entre plusieurs entités de la Maison, le partage de ressources pouvant impliquer l’exploitation de fichiers entre plusieurs entités dans une relation de sous-traitance ou de coresponsabilité de traitement. 

La Maison Options est susceptible de transférer les données à caractère personnel qu’elle collecte à différents tiers comme par exemple :
- des prestataires, sous-traitants et fournisseurs afin de réaliser des prestations pour son compte (par exemple : prestations techniques, livraisons) ;
- d’autres entreprises, des organismes financiers ou des organismes/services chargés de faire respecter les lois aux fins de la prévention ou de la détection de fraudes, lorsque cette divulgation est nécessaire pour préserver les droits de la Maison Options ;
- dans les cas où la loi le prévoit ou sur demande formelle d’une autorité (notamment dans le cadre d’une procédure judiciaire), des organismes publics, parapublics ou privés dans le cadre d’une mission de service public ;

Dans le cas où des données à caractère personnel sont transmises à un tiers pour quelque raison (par exemple : une prestation de sous-traitance, prestations réalisées pour un client), La Maison Options applique les conditions définies par la législation en vigueur, notamment l’information des personnes concernées de ce transfert. La Maison Options veille à ce que des stipulations contractuelles appropriées entre La Maison Options et le tiers concerné garantissent que ce dernier :
- N’utilisera les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente charte,
- Et aura pris les mesures de sécurité appropriées afin de prévenir un traitement non autorisé ou illicite des données à caractère personnel, une perte ou une destruction accidentelle de ces données à caractère personnel, ou des dommages à celles-ci.

La Maison Options a adapté son organisation afin de répondre aux exigences du Règlement Européen Protection de Données et d’apporter à toute personne toutes informations sur les données à caractère personnel les concernant collectées et sur les traitements réalisés sur ces données.

Toute demande liée à l’exercice de vos droits (accès, opposition, limitation, rectification, portabilité, suppression) doit être envoyée à l’adresse « contactRGPD@options.net ». Cette demande doit comporter un maximum d’informations afin qu’elle puisse être traitée à réception dans un délai maximal de 30 jours, conformément aux exigences du Règlement. Un justificatif d’identité pourra vous être demandé afin de traiter votre requête. Toute personne a la possibilité de contacter directement l’Autorité de Contrôle de son pays.

Le seul pays hors Union Européenne concerné aujourd’hui par des transferts de Données à caractère Personnel est la Suisse. À ce titre, La Maison Options s’assurera que le traitement soit effectué conformément à la présente charte et qu’il soit encadré par les clauses contractuelles types de la Commission Européenne qui permettent de garantir un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux des personnes.

Dans le cadre de sa politique de recrutement, La Maison Options recueille et stocke des données personnelles portant sur des candidats potentiels. La Maison Options recueille les informations nécessaires à la recherche des profils les plus adaptées aux postes à pourvoir dans le respect de la loi ainsi que des droits et libertés des personnes. La Maison s’interdit de transmettre à un tiers, le CV avec les coordonnées d’une personne, sans son accord. Les candidats qui souhaitent modifier ou supprimer leurs données personnelles de nos bases peuvent à tout moment adresser un mail à service.social@options.net en indiquant en objet « données personnelles ». Le candidat doit s’assurer de l’accord des personnes données en référence pour être contactées par La Maison Options.

La Maison Options peut être amené à modifier ou mettre à jour la présente Charte Données Personnelles. Toute mise à jour sera affichée aux endroits jugés appropriés, de sorte que tout utilisateur sera averti de la date de la dernière mise à jour.